การออกแบบองค์การ หรือ Organizational Design เป็นสิ่งสำคัญมากขึ้นในปัจจุบัน เนื่องจากเทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงหลายด้าน โดยเฉพาะในธุรกิจที่องค์กรต้องปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรให้เหมาะสมกับเทคโนโลยี และเป้าหมายของธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป บทความนี้จะช่วยอธิบายเกี่ยวกับ Organizational Design หรือการออกแบบองค์การว่ามีความหมายอย่างไร และมีขั้นตอนการออกแบบองค์กรอะไรบ้าง
Organizational Design คืออะไร?
การออกแบบองค์การ (Organizational Design) หรือการออกแบบองค์กร คือ กระบวนการที่กำหนดรูปแบบขั้นตอนการทำงานและออกแบบโครงสร้างองค์กรที่จะกำหนดหน้าที่ความผิดชอบและข้อกำหนดของงานแต่ละประเภท นำไปสู่การปรับปรุงกระบวนการทำงาน ปรับกลยุทธ์ทางธุรกิจและปรับแผนผังองค์กร เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุ เป้าหมายทางธุรกิจได้อย่างเหมาะสม
เป้าหมายของการออกแบบองค์กร (Organizational Design)
เป้าหมายสำคัญของการออกแบบองค์กร (Organizational Design) คือการดำเนินการสร้างองค์กรให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการออกแบบโครงสร้างองค์กรที่จะต้องสอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจและกลยุทธ์หลักขององค์กร ซึ่งจะส่งผลต่อการดำเนินงานในด้านต่างๆ ไม่ว่าเป็นการทำงานที่มีประสิทธิภาพ สร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า และส่งผลให้ธุรกิจมีกำไรมากยิ่งขึ้น
ทำความรู้จักกับ โครงสร้างองค์กร คืออะไร ?
อย่างที่ทราบกันไปแล้วว่า เป้าหมายหลักของการออกแบบองค์กร (Organizational Design) สิ่งสำคัญคือเรื่องของการออกแบบโครงสร้างองค์กรให้มีประสิทธิภาพ หัวข้อนี้จะพาไปทำความรู้จักกับโครงสร้างองค์กรให้ทราบกัน
โครงสร้างองค์การ หรือ โครงการสร้างองค์กร คือ รูปแบบวิธีปฏิบัติของธุรกิจที่กำหนดบทบาทและหน้าที่ของแต่ละตำแหน่งงาน รวมถึงรายละเอียดต่างๆ ที่เป็นลักษณะของดำเนินงานตามขั้นตอนและความเชื่อมโยงระหว่างพนักงาน ผู้บริหาร และหน่วยธุรกิจต่างๆ ขององค์กร โดยจะแสดงภาพโครงสร้างองค์กรในลักษณะของภาพที่เรียกว่า แผนผังองค์กร ซึ่งโครงสร้างองค์กรที่มีความเหมาะสมจะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการเพิ่มผลกำไรให้กับองค์กร และมีความยืดหยุ่นในการปรับตัวกับความเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว
ประเภทของ Organizational Design
การออกแบบองค์กร สามารถแบ่งได้หลายประเภท ดังนี้
1. ออกแบบตามฟังก์ชั่นการใช้งาน (Functional Design)
การออกแบบองค์กรตามโครงสร้างองค์กรรูปแบบเดิมนี้ แผนกต่างๆ จะแบ่งตามหน้าที่ของงานเฉพาะ เช่น การตลาด การเงิน และทรัพยากรบุคคล วิธีนี้จะมีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรที่ต้องการความเชี่ยวชาญเชิงลึก
2. ออกแบบตามแผนก (Divisional Design)
การออกแบบองค์กรในรูปแบบนี้ แผนกต่างๆ จะขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์ บริการ หรือ ส่วนการตลาด โดยแต่ละแผนกจะมีการทำงานที่แยกจากกัน มีทรัพยากรและขั้นตอนการทำงานเป็นของตัวเอง เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย
3. ออกแบบตามเมทริกซ์ (Matrix Design)
การออกแบบองค์กรในรูปแบบนี้ จะเป็นการผสมผสานระหว่างการออกแบบตามฟังก์ชั่นการใช้งานและการออกแบบตามแผนกเข้าด้วยกัน การจัดการโครงสร้างองค์กรแบบทั้งสองแบบนี้ พนักงานจะรายงานตรงต่อกับผู้จัดการสายงานและผู้จัดการผลิตภัณฑ์ สามารถที่ส่งเสริมความรับผิดชอบร่วมกัน และได้รับการออกแบบมาสำหรับธุรกิจที่ต้องการความยืนหยุ่นและความหลากหลายของทีมในการทำงาน
4. โครงสร้างแบบลำดับชั้น (Hierarchical Structure)
การออกแบบองค์กรในรูปแบบนี้ เป็นหนึ่งในรูปแบบที่พบมากที่สุดในปัจจุบัน ตามสายการบังคับบัญชาโดยตรง ตั้งแต่ผู้บริหารสูงสุดขององค์กรมาจนถึงพนักงานทั่วไป ส่วนมากองค์กรในหลายๆ องค์กรจะนำแบบโครงสร้างนี้มาใช้ เนื่องจากมีกระบวนการที่ชัดเจน คล่องตัว และลดปัญหาจากความไม่ชัดเจน
5.โครงสร้างแบบเรียบ (Flat Structure)
การออกแบบองค์กรในรูปแบบนี้ เป็นจะมีผู้จัดการระดับกลางไม่กี่คน ระหว่างพนักงานและผู้จัดการระดับบนสุด โครงสร้างนี้ต้องการควบคุมดูแลที่น้อยลง และเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน ทำให้มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก และสตาร์ทอัพ
6.ออกแบบแบบเครือข่าย (Network Design)
การออกแบบองค์กรในรูปแบบนี้ เป็นการออกแบบองค์กรที่องค์กรจ้างบุคคลภายนอก หรือความร่วมมือกับองค์กรภายนอกในการทำงาน โดยที่องค์กรทำหน้าที่เป็นศูนย์กลาง โดยโครงสร้างแบบนี้จะได้รับความนิยมจากธุรกิจที่ต้องการความคล่องตัวและใช้ประโยชน์จากผู้เชี่ยวชาญภายนอก
7.ออกแบบตามทีม (Team-Based Design)
การออกแบบองค์กรในรูปแบบนี้ เป็นการออกแบบองค์กรที่จัดตามรูปแบบของโครงการ โดยจัดสรรพนักงานและทีมให้ทำงานตามโครงการที่กำหนดไว้ และส่งเสริมการทำงานร่วมกัน เหมาะสำหรับองค์กรที่มีลักษณะงานที่เป็นรูปแบบของโครงการ
ขั้นตอนการออกแบบองค์การ Organizational Design Process
1. เริ่มกระบวนการออกแบบ (Initiate the design process)
เริ่มจากการระบุวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และสิ่งที่คาดหวังจากกระบวนการออกแบบองค์กร โดยเป้าหมายอาจจะรวมไปถึง ความแตกต่างของสินค้า การมีส่วนร่วมของพนักงาน หรือการปรับปรุงทีมบริหาร นอกจากนี้จะต้องสื่อสารแจ้งผู้ส่วนได้ส่วนเสียให้ได้รับทราบเกี่ยวกับการปรับโครงสร้างองค์กรนี้ด้วย
2. ประเมินโครงสร้างองค์กรปัจจุบัน (Assess your current organizational structure)
ดำเนินการประเมินโครงสร้างองค์กร โดยใช้การวิเคราะห์ SWOT เพื่อประเมินจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และความเสี่ยง ที่จะเกิดขึ้นจากการทำงานในปัจจุบัน ซึ่งจะช่วยให้เห็นว่ามีสิ่งใดที่ต้องปรับปรุง หรือจุดแข็งใดที่สามารถนำไปต่อยอดได้
3. ออกแบบโครงสร้างองค์กรใหม่ (Design the new organizational structure )
เมื่อออกแบบโครงสร้างองค์กร ให้พิจารณาความเชี่ยวชาญของงานในแต่ละด้าน การแบ่งแผนก การมอบหมายงาน ขอบเขตของงาน การควบคุมงาน (จำนวนพนักงานหรือผู้จัดการแผนกที่จะมาดูแล) และสายบังคับบัญชา
4. นำแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงไปใช้ (Implement a change management plan)
แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการขององค์กรที่จะแนะนำสิ่งที่ต้องเตรียมการและสนับสนุนพนักงานในขณะที่เริ่มมีการเปลี่ยนแปลงจากสถานะปัจจุบันสู่สถานะใหม่ที่ดีขึ้น การทำตามรูปแบบการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่วางไว้ จะทำให้มั่นได้ว่าการเปลี่ยนแปลงจะได้ดำเนินได้อย่างเรียบร้อย และเกิดประโยชน์สูงสุดจากการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ
ปัจจัยที่มีผลต่อการออกแบบองค์การ Organizational Design
สิ่งสำคัญในกระบวนการออกแบบองค์กร คือปัจจัยต่างๆ ที่จะเข้ามามีผลต่อการออกแบบองค์กรที่เหมาะสม ดังนั้นองค์กรหรือบริษัทควรจะต้องตระหนักถึงปัจจัยต่างๆ ที่สำคัญดังนี้
1. กลยุทธ์ทางธุรกิจ (Business Strategy)
หัวใจสำคัญของการออกแบบองค์กรคือกลยุทธ์ทางธุรกิจขององค์กร การออกแบบควรช่วยให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ได้ไม่ว่าจะเป็นการเข้าสู่ตลาดใหม่ การเปิดตัวสินค้าที่เป็นนวัตกรรมใหม่ หรือการเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า
2. หน่วยธุรกิจและความสัมพันธ์ (Business Units and Interrelations)
หน่วยธุรกิจที่แตกต่างกันอาจมีความต้องการและเป้าหมายที่แตกต่างกัน การออกแบบควรพิจารณาว่าองค์กรเหล่านี้มีปฎิสัมพันธ์ การทำงานร่วมกัน และมีส่วนสนับสนุนวัตถุประสงค์ต่อโดยรวมชองบริษัทอย่างไร
3. โครงสร้างองค์กรในปัจจุบัน (Existing Organizational Structure)
ก่อนที่จะเริ่มออกแบบองค์กรใหม่ สิ่งสำคัญคือการประเมินโครงสร้างองค์กรในปัจจุบัน การทำความเข้าใจจุดแข็งและจุดอ่อนขององค์กรจะสามารถแนวทางในการแก้ไขและปรับเปลี่ยนได้
4. ขนาดและสเกลขององค์กร (Size and Scale)
การออกแบบองค์กร startup ขนาดเล็กจะแตกต่างกับบริษัทข้ามชาติขนาดใหญ่ เมื่อองค์กรมีการเติบโตขึ้น การออกแบบองค์กรจะต้องมีการพัฒนา เพื่อรองรับการซับซ้อนและความหลายหลายที่เพิ่มขึ้น
5. สภาพแวดล้อมภายนอก (External Environment)
Market dynamics หรือ พลวัตของตลาด การเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบ ภาพรวมการแข่งขันทั่วโลก ซึ่งล้วนแต่มีบทบาทสำคัญ โดยเฉพาะหลังการแพร่ระบาด การเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนที่สุดคือการออกแบบการทำงานแบบดิจิทัล
6. ความก้าวหน้าของเทคโนโลยี (Technological Advances)
ในยุคดิจิทัลที่มีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญเป็นอย่างมากกับการทำงานร่วมกันและระหว่างทีม จำเป็นอย่างยิ่งที่การออกแบบจึงจะต้องปรับใช้ให้เข้ากับแพลตฟอร์มและเครื่องมือเทคโนโลยีล่าสุด
สรุป
การออกแบบองค์การ หรือการออกแบบองค์กร (Organizational Design) เป็นกระบวนการที่ต้องเรียนรู้หลักการที่สำคัญในการออกแบบโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ ด้วยการปรับโครงสร้างองค์กรให้เหมาะสมกับยุทธ์และเป้าหมายธุรกิจ นอกจากนี้ การออกแบบองค์กรยังจะช่วยให้ลดต้นทุน ประหยัดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ และสร้างคุณค่าในองค์กรได้
TIME Consulting บริษัทที่ปรึกษาด้านการพัฒนาทักษะบุคลากรและองค์กรดิจิทัล (People Skill and Organization) จะช่วยให้องค์กรหรือหน่วยงานธุรกิจสามารถพัฒนาโครงสร้างองค์กรให้สอดรับสู่การเป็นองค์กรดิจิทัลได้ โดยจะมุ่งเน้นการออกแบบโครงสร้างองค์กรที่มีประสิทธิภาพ โดยออกแบบโครงสร้างองค์กร ขั้นตอน กระบวนการ และบทบาทขององค์กรให้สอดรับกับความต้องการและวัตถุประสงค์ วัฒนธรรม รวมไปถึงค่านิยมขององค์กร
Resourse:
https://www.reworked.co/leadership/understanding-the-foundational-concepts-of-organizational-design/
https://www.masterclass.com/articles/organizational-structure-explained