top of page

10 ทักษะการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ Effective Communication


Effective communication, TIME Consulting

ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญและมีบทบาทเป็นอย่างมากในการอยู่ร่วมกันในสังคมทั้งในชีวิตประจำวันและในการทำงาน ที่จะต้องอาศัยการสื่อสารเพื่อถ่ายทอดความรู้สึกและความคิดให้อีกฝ่ายได้เข้าใจร่วมกัน ซึ่งในปัจจุบันทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพนับเป็นทักษะที่สำคัญของการทำงาน ที่หลายๆ คนจะต้องพัฒนาทักษะ Effective communication นี้ เพื่อให้เราสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันกับบุคคลอื่นได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ โดยบทความนี้จะพาทุกคนไปรู้จักกับ Effective communication ให้มากขึ้น



Effective communication คืออะไร ?

Effective Communication คือ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ หรือ กระบวนการในการแลกเปลี่ยนข้อมูล ความคิดและความรู้ เพื่อให้สิ่งที่เราสื่อสารเกิดการรับรู้และเข้าใจอย่างชัดเจนและตามจุดประสงค์ โดยที่ผู้ส่งและผู้รับสารจะต้องมีความรู้สึกที่เข้าใจและพึงพอใจด้วยกัน การสื่อสารสามารถเกิดขึ้นได้ในรูปแบบต่างๆ ทั้งวัจนาภาษาและอวัจนภาษา เช่น การใช้ภาษาพูด การเขียน การดูรูปภาพ การฟัง ท่าทาง น้ำเสียง เครื่องหมายสัญลักษณ์ ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นในรูปแบบพูดคุย การสนทนาแบบตัวต่อตัว บนอินเทอร์เน็ต เว็บไซต์ สื่อสังคมออนไลน์ ผ่านโทรศัพท์ หรืออีเมล์ ดังนั้นเราจึงต้องให้ความสำคัญกับวิธีการสื่อสารอย่างเหมาะสมเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการสื่อสารแต่ละรูปแบบ



ประโยชน์ของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective communication)

หลังจากได้รู้กับคำว่า Effective Communication คือ อะไรกันแล้ว บทนี้จะพูดถึงประโยชน์ของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพที่จะพบได้ทั้งในที่ทำงาน หรือในชีวิตส่วนตัว ซึ่งสามารถสรุปประโยชน์ของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ในแต่ละด้านได้ดังนี้


สำหรับองค์กรหรือที่ทำงาน Effective Communication สามารถช่วยให้:

  • สามารถบริหารจัดการพนักงานและสร้างทีม

  • สามารถสร้างการเติบโตให้กับองค์กร และรักษาพนักงาน

  • ด้รับประโยชน์จากความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมที่เพิ่มขึ้น

  • สร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งและสร้างโอกาสมากขึ้น สำหรับคุณหรือองค์กรของคุณ


สำหรับชีวิตส่วนตัว Effective Communication สามารถช่วยให้:

  • ช่วยให้สังคม การแสดงอารมณ์ และสุขภาพจิตดีขึ้น

  • สร้างความสัมพันธ์ที่ลึกซึ้งมากขึ้น

  • เกิดความสัมพันธ์ใหม่บนพื้นฐานของความไว้วางใจและความโปร่งใส

  • มีทักษะในการแก้ปัญหาและการตรวจสอบข้อขัดแย้งที่ดีขึ้น


Effective communication, TIME Consulting

10 ทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Communication skills)

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจะต้องอาศัยทักษะเป็นสิ่งสำคัญในการสื่อสาร ซึ่งในหัวข้อนี้จะพูดถึงหลักการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ 10 ข้อ ที่จะช่วยเสริมทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ หรือ Effective Communication Skills ให้เราได้เรียนรู้และเป็นแนวทางในการพัฒนาทักษะของตัวเอง ซึ่งสามารถสรุปได้นี้


1. เป็นผู้ฟังที่ดีและตั้งใจ (Be an attentive listener)

การฟังเป็นหนึ่งในองค์ประกอบของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่ผู้ฟังที่ดีจะต้องตั้งใจและเข้าใจในสิ่งที่ผู้พูดกำลังพูด ถึงแม้ว่าผู้พูดจะสื่อสารได้ไม่ดี เพราะบางครั้งการที่เราไม่ได้ตั้งใจฟังในสิ่งที่ผู้พูดกำลังสื่อสารอยู่ อาจจะทำให้ข้อมูลที่ได้ขาดหายไป การเป็นผู้ฟังที่ดีและตั้งใจจะช่วยให้เราสามารถระบุอารมณ์และความตั้งใจของผู้พูดได้ วิธีการที่จะเป็นผู้ฟังที่ดี คือ สบตากับผู้พูดอย่างเหมาะสม เน้นโฟกัสที่สีหน้าและถ้อยคำของผู้พูด ในกรณีที่มีข้อสงสัย สามารสอบถามได้หลังจากที่การสนทนาจบลง โดยที่ไม่ต้องขัดจังหวะผู้พูดและมีท่าทางที่ตั้งใจและเหมาะสม


2. การสื่อสารด้วยการพูด (Verbal communication)

การพูดเป็นศิลปะในการใช้คำและภาษาที่มีประสิทธิภาพในการสื่อความหมาย ความคิดและอารมณ์ ซึ่งเป็นทักษะพื้นฐานสำคัญที่มีบทบาทในชีวิตด้านต่างๆ ทั้งชีวิตส่วนตัวและที่ทำงาน โดยจะต้องให้ความสำคัญกับการสื่อสารด้วยการพูดดังนี้


  • ใส่ใจกับวิธีการออกเสียงในแต่ละคำ

  • ฝึกการออกเสียงเพื่อปรับปรุงการแสดงออก

  • หาจังหวะการพูดให้ชัดเจน ไม่เร็วหรือช้าจนเกินไป

  • การเว้นวรรคคำพูดอย่างมีกลยุทธ์​ ไม่เว้นวรรคการพูดให้นานเกินไป แต่สามารถหยุดเพื่อพูดเน้นประเด็นสำคัญได้

  • ขยายคำพูดให้มีช่วงคำที่กว้างขึ้น การฝึกเป็นประจำจะช่วยให้คุณแสดงความคิดเห็นได้แม่นยำและคล่องแคล่วมากขึ้น

ข้อที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือการเรียนรู้วิธีปรับระดับเสียงและโทนเสียงของคุณ เพราะน้ำเสียงและระดับเสียงเป็นเครื่องมืออันทรงพลังในการถ่ายทอดอารมณ์และสร้างสายสัมพันธ์กับผู้ฟัง การสื่อสารด้วยการพูดที่มีประสิทธิภาพทำให้คุณต้องปรับน้ำเสียงและระดับเสียงให้เหมาะสมกับบริบทและวัตถุประสงค์ของการสนทนาหรือการนำเสนอของคุณ


3. ความกระชับในการสื่อสาร (Be Concise)

ความกระชับในการสื่อสารจะช่วยให้การสื่อสารข้อความของคุณเป็นไปอย่างตรงไปตรงมาและสั้นกระชับ เพราะฉะนั้นจึงจะต้องจัดระเบียบความคิดก่อนที่จะพูดหรือเขียนเสมอ เนื่องจากความคิดที่ชัดเจนจะนำไปสู่การสื่อสารที่ดีและมีประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น เมื่อใดก็ตามก็เรากำลังสื่อสารกับใครสักคน ควรจะใช้ภาษาที่ง่าย ไม่คลุมเครือ หลีกเลี่ยงคำหรือข้อมูลที่ไม่จำเป็น ที่อาจทำให้ข้อความของคุณไม่ชัดเจน


4. เป็นรูปธรรมและชัดเจน (Be concrete and clear.)

การสื่อสารด้วยข้อความที่ชัดเจน ไม่คลุมเครือ การแสดงข้อมูลอย่างเป็นรูปธรรม เป็นทักษะอีกอย่างหนึ่งที่จะต้องเรียนรู้เพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ และยังหมายถึงการให้รายละเอียดที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อมูลที่นำเสนอ รวมไปถึงข้อเท็จจริงและตัวเลขอีกด้วย ดังนั้นจึงจะต้องสื่อสารด้วยข้อความที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้อื่นเข้าใจได้ดียิ่งขึ้นในเวลาอันสั้น อาจจะใช้คำง่ายๆ หรือใช้น้ำเสียงที่กระตือรือร้นและชัดเจนให้มาก


5. การสื่อสารที่ไม่ใช่การพูดคือหัวใจสำคัญ (Non-verbal communication is the key)

การพูดเป็นสิ่งสำคัญ แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือ ภาษากาย หรือ body language ที่มีบทบาทสำคัญและเป็นหัวใจหลักของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ หรือ น้ำเสียง การสบตา การแสดงออกทางสีหน้า และท่าทางของมือที่แสดงขณะสื่อสาร ที่แสดงให้เห็นถึงความมั่นใจของผู้พูด และผู้ฟังสนใจที่จะฟังสิ่งที่ผู้พูดต้องการสื่อสาร การใช้ภาษากายสื่อสารในขณะพูดไปด้วย จึงจะช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งในการส่งข้อความให้กับผู้อื่นได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ


6. กล้าแสดงออก (Assertiveness)

ความกล้าแสดงออกในการสื่อสารคือความสามารถในการแสดงความต้องการ ความคิดเห็น และความรู้สึกอย่างมั่นใจและให้ความเคารพ เราควรมีความมั่นใจและมั่นคงในการสื่อสาร เพราะเป็นสิ่งที่เราแสดงออกถึงมุมมองของเราได้อย่างชัดเจน โดยที่ไม่ถูกมองว่าก้าวร้าว


7. ผ่อนคลาย (Be relaxed)

เราควรที่จะผ่อนคลายและลดความเครียดลงก่อนที่จะสื่อสารกับผู้ฟัง เพราะความเครียดและความวิตกกังวลจะเป็นตัวการที่ทำให้การสื่อสารนั้นไม่มีประสิทธิภาพ หรือใช้คำพูดที่ผิดที่อาจทำให้ผู้ฟังเข้าใจสิ่งที่เราสื่อสารได้ยากขึ้น อีกทั้งการปราศจากความเครียดและรู้สึกผ่อนคลาย เป็นสิ่งสำคัญที่จะให้เราสามารถสื่อสารหรือพูดได้เป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพ


8. การให้ข้อมูล (Inform)

เพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เราควรแจ้งหรือให้ข้อมูลกับผู้ฟังในสิ่งที่เราจะสื่อสารออกไปว่าเป็นเรื่องอะไร โดยอาจจะอธิบายประเด็นอย่างละเอียด เพื่อที่จะช่วยให้ผู้ฟังสามารถเตรียมตัวหรือดำเนินการใดๆ เพื่อที่จะมาทำความเข้าใจกับผู้ที่สื่อสาร และยังทำให้ผู้ฟังเข้าใจในสิ่งที่เราจะสื่อสารได้ง่ายขึ้น การให้ข้อมูลหรืออธิบายความคิดของเราอย่างละเอียด จะเป็นสิ่งที่ให้เราเป็นผู้สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ


9. ความสามารถในการปรับตัว (Adaptability)

ความสามารถในการปรับตัวของการสื่อสารหมายถึงการปรับเปลี่ยนรูปแบบการสื่อสารให้สอดคล้องกับสถานการณ์และผู้ที่เกี่ยวข้องได้เป็นอย่างดี ซึ่งมีดังนี้

  • ใส่ใจกับความชอบและรูปแบบการสื่อสารของผู้อื่นเสมอ ด้วยการเข้าใจความต้องการและคาดหวังของผู้ฟัง

  • ปรับแนวทางการสื่อสารตามความจำเป็น หมายความว่า ไม่ว่าผู้ฟังจะเป็นกลุ่มแบบไหน บุคลิกต่างกันอย่างไร หรือตำแหน่งอะไร เราจะต้องปรับแต่งการสื่อสารให้สอดคล้องกันอยู่เสมอ

  • เปิดกว้างต่อความคิดเห็นและพร้อมที่จะทำการเปลี่ยนแปลงตัวเอง

  • โดยรวมแล้ว ความสามารถในการปรับตัวเป็นทักษะอย่างหนึ่งและจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้ความคิดอย่างสร้างสรรค์และความสามารถในการปรับสิ่งที่ต้องการสื่อสารออกไปของเราให้ดีที่สุด

10. การเล่าเรื่อง (I Storytelling)

การเล่าเรื่องถือเป็นทักษะการสื่อสารที่สำคัญอย่างหนึ่งในการบอกเล่าเรื่องราว สร้างการมีส่วนร่วมและโน้มน้าวผู้อื่นให้เข้าใจและน่าจดจำในสิ่งที่ต้องการสื่อสาร โดยที่เราสามารถที่จะฝึกการเล่าเรื่องในบริบทต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอธุรกิจ เรื่องส่วนตัว หรือแคปเปญต่างๆ เป็นต้น



สรุป

ทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ หรือ Effective Communication คือ เป็นกระบวนการในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและข้อมูลระหว่างผู้ส่งสารและผู้รับสาร รวมไปถึงส่งเสริมการมีส่วนร่วมและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานระหว่างผู้ส่งสารและผู้รับสารเช่นกัน โดยจะต้องอาศัยทักษะในการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพที่ดีที่สุด เพราะฉะนั้นเราจึงต้องพัฒนาทักษะการสื่อสาร โดยใช้เทคนิคและประสบการณ์ในการปรับปรุงการสื่อสารของเราให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดทั้งในชีวิตส่วนตัว การทำงาน และการอยู่ร่วมกันในสังคม


Source:

https://www.coursera.org/articles/communication-effectiveness

https://instagantt.com/project-management/top-10-skills-for-effective-communication

business-hand-robot-handshake-artificial-intelligence-digital-transformation.jpg

ก้าวสู่ความสำเร็จกับบริษัทที่ปรึกษาธุรกิจ

TIME Consulting

bottom of page